Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht, die den Arbeitsalltag vieler Unternehmen verändert: die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das betrifft auch die Immobilienbranche und stellt Makler vor neue Herausforderungen. Doch neben den gesetzlichen Anforderungen bietet die Umstellung auch Chancen: mehr Effizienz, weniger Kosten und eine beschleunigte Rechnungsabwicklung.
Doch was genau ist eine E-Rechnung? Welche Formate sind zulässig? Und wie können Makler die Umstellung optimal umsetzen? In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich ändert und wie Sie die neuen Regelungen für Ihren geschäftlichen Erfolg nutzen können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dadurch kann sie automatisiert verarbeitet werden – ohne Medienbrüche, Druck oder manuelle Erfassung.
💡 Wichtig: Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung! Seit 2025 werden Papier- und PDF-Rechnungen als “sonstige Rechnungen” eingestuft und erfüllen nicht die neuen gesetzlichen Anforderungen.
Warum wurde die E-Rechnungspflicht eingeführt?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das die Digitalisierung in Deutschland vorantreiben soll. Ziel ist es, Unternehmen effizienter, umweltfreundlicher und wettbewerbsfähiger zu machen.
Die Vorteile für Makler und andere Unternehmen liegen auf der Hand:
✔ Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler.
✔ Kostensenkung: Kein Papier, kein Porto, keine Druckkosten.
✔ Schnellere Zahlungsabwicklung: Rechnungen werden schneller bearbeitet und bezahlt.
✔ Nachhaltigkeit: Papierlose Prozesse reduzieren den ökologischen Fußabdruck.
Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?
Damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird, muss sie den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
🔹 XRechnung: Ein XML-basiertes Datenformat, das speziell für den Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Verwaltungen entwickelt wurde.
🔹 ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format kombiniert. Dadurch sind sowohl maschinelle als auch manuelle Prüfungen möglich.
5 Tipps für Makler: So gelingt die Umstellung auf die E-Rechnung
Die Umstellung auf das neue Rechnungsformat erfordert eine gewisse Vorbereitung. Doch mit der richtigen Strategie lässt sich der Wechsel reibungslos und effizient gestalten.
1. Frühzeitig umstellen
Auch wenn eine Übergangsfrist bis Ende 2027 gilt, sollten Makler nicht zu lange warten. Die frühzeitige Implementierung der E-Rechnung sorgt für einen sanften Übergang und vermeidet Zeitdruck.
2. Technische Infrastruktur anpassen
Makler sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware die neuen E-Rechnungsformate unterstützt. Moderne Softwarelösungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen.
✔ Achten Sie darauf, dass das System regelmäßig aktualisiert wird.
✔ Prüfen Sie, ob Ihre Software XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
✔ Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Anpassungen erforderlich sind.
3. Mitarbeiter schulen
Das gesamte Team sollte mit den neuen Anforderungen vertraut sein. Schulungen helfen dabei, Fehler zu vermeiden und den Rechnungsprozess effizient zu gestalten.
4. Datensicherheit gewährleisten
E-Rechnungen enthalten sensible Finanzdaten. Daher ist es wichtig, die Sicherheitsstandards der Systeme regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle Rechnungen DSGVO-konform gespeichert und verarbeitet werden.
5. Kunden und Geschäftspartner informieren
Nicht alle Geschäftspartner sind bereits auf E-Rechnungen vorbereitet. Makler sollten frühzeitig über die neuen Anforderungen informieren und sicherstellen, dass ihre Kunden die benötigten Daten in einem geeigneten Format liefern können.
Fazit: Jetzt handeln und Wettbewerbsvorteile sichern
Die E-Rechnungspflicht 2025 ist ein bedeutender Schritt in die digitale Zukunft der Immobilienwirtschaft. Auch wenn die Umstellung auf den ersten Blick als Herausforderung erscheint, bietet sie langfristig große Vorteile:
✅ Schnellere Bearbeitung
✅ Geringere Kosten
✅ Weniger Fehler
✅ Mehr Nachhaltigkeit
Makler, die die Digitalisierung aktiv vorantreiben, sind klar im Vorteil. Wer frühzeitig auf automatisierte Prozesse setzt, spart Zeit und Ressourcen – und bleibt wettbewerbsfähig.
Jetzt informieren und die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft stellen! 🚀
